PERAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
Komunikasi berasal dari bahasa latin
“communis” atau ‘common” dalam Bahasa Inggris yang berarti sama. Berkomunikasi
berarti kita berusaha untuk mencapai kesamaan makna, “commonness”. Atau
dengan ungkapan yang lain, melalui komunikasi kita mencoba berbagi informasi, gagasan
atau sikap kita dengan partisipan lainnya.
Organisasi adalah sebuah perkumpulan atau wadah bagi sekelompok orang
untuk bekerjasama, terkendali dan terpimpin untuk tujuan tertentu. Organisasi
biasanya memanfaatkan suatu sumber daya tertentu misalnya lingkungan, cara atau
metode, material, mesin, uang dan beberapa sumberdaya lain dalam rangka
mencapai tujuan oraganisasi tersebut. Orang-orang yang terkumpul dalam sebuah
organisasi sepakat untuk mencapai tujuan tertentu melalui suatu sumber daya
secara sistematis dan rasional yang terkendali dan adanya pemimpin organisasi
yang akan memimpin operasional organisasi dengan terencana.
Peran Komunikasi dalam Organisasi
Komunikasi dalam organisasi adalah
komunikasi di suatu organisasi yang dilakukan pimpinan, baik dengan para
karyawan maupun dengan khalayak yang ada kaitannya dengan organisasi, dalam
rangka pembinaan kerja sama yang serasi untuk mencapai tujuan dan sasaran
organisasi (Effendy,1989: 214). Manajemen sering mempunyai masalah tidak
efektifnya komunikasi. Padahal komunikasi yang efektif sangat penting bagi para
manajer, paling tidak ada dua alasan, pertama, komunikasi adalah proses melalui
mana fungsi-fungsi manajemen mulai dari perencanaan, pengorganisasian,
pengarahan dan pengawasan dapat dicapai; kedua, komunikasi adalah kegiatan
dimana para manejer mencurahkan sebagian besar proporsi waktu mereka. Proses
Komunikasi memungkinkan manejer untuk melaksanakan tugas-tugas mereka.
Informasi harus dikomunikasikan kepada stafnya agar mereka mempunyai dasar
perencanaan, agar rencana-rencana itu dapat dilaksanakan. Pengorganisasian
memerlukan komunikasi dengan bawahan tentang penugasan mereka. Pengarahan
mengharuskan manejer untuk berkomunikasi dengan bawahannya agar tujuan kelompo
dapat tercapai. Jadi seorang manejer akan dapat melaksanakan fungsi-fungsi
manajemen melalui interaksi dan komunikasi dengan pihak lain. Sebahagian besar
waktu seorang manejer dihabiskan untuk kegiatan komunikasi, baik tatap muka
atau melalui media seperti Telephone, Hand Phone dengan bawahan, staf,
langganan dsb. Manejer melakukakan komunikasi tertulis seperti pembuatan memo,
surat dan laporan-laporan.
jadi yang dimaksud dengan Komunikasi organisasi adalah
pengiriman dan penerimaan berbagai pesan organisasi di dalam kelompok formal
maupun informal dari suatu organisasi (Wiryanto, 2005). Komunikasi formal
adalah komunikasi yang disetujui oleh organisasi itu sendiri dan sifatnya
berorientasi kepentingan organisasi. Isinya berupa cara kerja di dalam
organisasi, produktivitas, dan berbagai pekerjaan yang harus dilakukan dalam
organisasi. Misalnya: memo, kebijakan, pernyataan, jumpa pers, dan surat-surat
resmi. Adapun komunikasi informal adalah komunikasi yang disetujui secara
sosial. Orientasinya bukan pada organisasi, tetapi lebih kepada anggotanya
secara individual.
Fungsi Komunikasi dalam
Organisasi
Dalam suatu organisasi baik yang berorientasi
komersial maupun sosial, komunikasi dalam organisasi atau lembaga tersebut akan
melibatkan empat fungsi, yaitu:
a)
Fungsi informatif
Organisasi dapat dipandang sebagai
suatu sistem pemrosesan informasi (information-processing system).
Maksudnya, seluruh anggota dalam suatu organisasi berharap dapat memperoleh
informasi yang lebih banyak, lebih baik dan tepat waktu. Informasi yang didapat
memungkinkan setiap anggota organisasi dapat melaksanakan pekerjaannya secara
lebih pasti informasi pada dasarnya dibutuhkan oleh semua orang yang mempunyai
perbedaan kedudukan dalam suatu organisasi. Orang-orang dalam tataran
manajemen membutuhkan informasi untuk membuat suatu kebijakan organisasi
ataupun guna mengatasi konflik yang terjadi di dalam organisasi.
Sedangkan karyawan (bawahan) membutuhkan informasi tentang jaminan keamanan,
jaminan sosial dan kesehatan, izin cuti dan sebagainya.
b)
Fungsi Regulatif
Fungsi regulatif ini berkaitan
dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi. Pada
semua lembaga atau organisasi, ada dua hal yang berpengaruh terhadap fungsi
regulatif ini, yaitu:
Atasan atau orang-orang
yang berada dalam tataran manajemen yaitu mereka yang memiliki kewenangan untuk
mengendalikan semua informasi yang disampaikan. Disamping itu mereka juga
mempunyai kewenangan untuk memberikan instruksi atau perintah, sehingga dalam
struktur organisasi kemungkinan mereka ditempatkan pada lapis atas (position of
authority) supaya perintah-perintahnya dilaksanakan sebagaimana
semestinya. Namun
demikian, sikap bawahan untuk menjalankan perintah banyak bergantung pada:
a.
Keabsahan
pimpinan dalam penyampaikan perintah.
b.
Kekuatan pimpinan dalam memberi sanksi.
c.
Kepercayaan bawahan terhadap atasan sebagai seorang pemimpin sekaligus
sebagai pribadi.
d.
Tingkat
kredibilitas pesan yang diterima bawahan.
Berkaitan
dengan pesan atau message. Pesan-pesan regulatif pada dasarnya
berorientasi pada kerja. Artinya, bawahan membutuhkan kepastian
peraturan-peraturan tentang pekerjaan yang boleh dan tidak boleh untuk
dilaksanakan.
c) Fungsi Persuasif
Dalam mengatur suatu organisasi,
kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu membawa hasil sesuai dengan yang
diharapkan. Adanya kenyataan ini, maka banyak pimpinan yang lebih suka
untuk mempersuasi bawahannya daripada memberi perintah. Sebab pekerjaan
yang dilakukan secara sukarela oleh karyawan akan menghasilkan kepedulian yang
lebih besar dibanding kalau pimpinan sering memperlihatkan kekuasaan dan
kewenangannya.
d)
Fungsi Integratif
Setiap organisasi berusaha
menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat dilaksanakan tugas dan
pekerjaan dengan baik. Ada dua saluran komunikasi formal seperti penerbitan
khusus dalam organisasi tersebut (newsletter, buletin) dan laporan kemajuan
oraganisasi; juga saluran komunikasi informal seperti perbincangan antarpribadi
selama masa istirahat kerja, pertandingan olahraga ataupun kegiatan
darmawisata. Pelaksanaan aktivitas ini akan menumbuhkan keinginan untuk
berpartisipasi yang lebih besar dalam diri karyawan terhadap organisasi.
Referensi :